La trasformazione digitale guida le dinamiche evolutive della stampa, chiamata a diventare un servizio sempre più intelligente e sicuro. Da cui transitano molti processi di produzione e governance.

Viviamo nel pieno di una trasformazione digitale. Una metamorfosi che all’interno delle aziende sta spingendo verso la digitalizzazione di tutti processi (inclusi quelli documentali), senza però eliminare la necessità di stampare. “In realtà, quello che sta cambiando è il modo di intendere la stampa”, chiarisce Stefano Gelmetti, product marketing manager di Ricoh Italia.

“Oggi il printing è ormai qualcosa di dinamico e slegato da un luogo fisico, complici alcune tendenze come il cloud e la mobility, che trasformano le modalità con cui le persone interagiscono con le informazioni”.

Sostanzialmente d’accordo Federico Gentilucci, document management offer manager di Xerox Italia, che sottolinea come la trasformazione digitale stia guidando le dinamiche evolutive del printing in ambito lavorativo. “Le aziende hanno la necessità di affrontare la quarta rivoluzione digitale e l’infrastruttura di stampa è sicuramente uno dei principali punti impattati. Il loro obiettivo primario è rimanere competitive attraverso la digitalizzazione dei processi, dei flussi e dei relativi documenti, traguardando una maggiore dinamicità e reattività nei confronti del mercato”, spiega Gentilucci, gettando luce sui principali aspetti da tenere sott’occhio per centrare questi obiettivi, anche in ambito printing: riduzione dei costi, sicurezza dei dati, lavoro in mobilità, semplificazione dei processi, ma soprattutto capacità di analizzare solo le informazioni veramente importanti per prendere decisioni efficaci e tempestive.

Batte sui temi dell’integrazione con i dispositivi mobile, della flessibilità e della sicurezza anche Davide Balladore, product business developer manager del Business Imaging Group di Canon Italia, pronto a sottolineare come la conseguenza di tutto questo non sia solo un taglio dei costi, ma anche un’evidente riduzione degli errori manuali e una maggiore partecipazione degli utenti.

“Il cloud”, ricorda invece Luca Motta, print business group director di Hp Italy, “porta una forte innovazione nel modo di lavorare delle persone e permette di usufruire di servizi di stampa in modo più smart: oggi non è più necessario un print server, si può lanciare una stampa nel cloud e ottenere il documento stampato dove si desidera, senza vincoli di luogo o di dispositivi specifici”.

Un modo di lavorare più flessibile che richiede, però, un innalzamento del livello d’attenzione nei confronti della sicurezza. “Ormai le stampanti sono dispositivi intelligenti, collegati al sistema aziendale e in grado di gestire dati sensibili. Normalmente, però, sono meno protette di altri device: motivo per cui stanno diventando uno degli obiettivi più ricorrenti negli attacchi informatici”, chiarisce Motta.

Di fronte a questo problema, il progressivo passaggio dall’acquisto dei dispositivi di stampa a un approccio più orientato al servizio sta garantendo notevoli passi avanti. In ambito Mps, Hp offre per esempio Secure Managed Print Service, un servizio che aiuta le aziende a salvaguardare l’ambiente di stampa attraverso efficaci sistemi di protezione e a mantenerlo sicuro nel tempo, garantendo anche tutti i requisiti di conformità.

 

Attenzione al change management

Oltre a incrementare il livello di sicurezza, i servizi di stampa gestita offrono alle aziende anche la possibilità di raggiungere nuovi obiettivi di efficienza, abbattendo i tradizionali costi d’infrastruttura.

“Sono proprio questi i motivi per cui un numero sempre maggiore di aziende sta rivedendo i processi di acquisto delle tecnologie printing in una nuova logica di outsourcing e di servizio, ulteriormente arricchita da Ricoh con l’intera gestione del documento elettronico e dei processi” afferma Gelmetti.

Illustrando l’offerta Mps della sua azienda, il manager evidenzia anche l’applicazione di una metodologia basata sull’analisi delle reali esigenze del cliente e delle tecnologie già esistenti per progettare un’infrastruttura su misura, in grado di potenziare la sicurezza delle informazioni e i livelli di servizio.

Il tutto, in una logica di ottimizzazioni continue: la nuova infrastruttura tecnologica, infatti, viene costantemente monitorata per individuare aree di miglioramento e far evolvere il progetto parallelamente alle esigenze e agli obiettivi aziendali.

L’aspetto del miglioramento continuo appresenta un punto d’attenzione anche per Canon. Secondo Balladore, infatti, i servizi gestiti non solo consentono alle aziende di avere una strategia unica e innovativa per rispondere a tutte le esigenze di stampa e scansione, ma garantiscono anche un miglioramento costante del servizio stesso. L’importante però è “appoggiarsi a un’offerta flessibile e modulare, capace di indirizzare qualsiasi tipo di cliente, avvalendosi di una proposta tecnologica sempre all’avanguardia”. Come quella di Canon, recentemente ampliata con la nuova piattaforma uniFlow Online, un servizio di stampa serverless basato sul cloud di Microsoft Azure.

Attenta a mettere a punto un’offerta tecnologica costantemente all’avanguardia è anche Xerox, che nella propria offerta Mps ha da tempo inserito soluzioni e servizi di Document e Content Management, creando di fatto quei Managed Print and Document Services attualmente allo studio dei principali analisti.

“Oggi la maggiore criticità che riscontriamo sul mercato è far passare i clienti dai classici Basic Print Services ai veri e propri servizi di stampa gestiti, facendo comprendere in modo semplice e immediato le aree di miglioramento”, ammette Gentilucci, ricordando l’utilità di strumenti come il Maturity Analytics di Xerox per fotografare lo stato dei servizi e rendere ancora più chiare le possibili ottimizzazioni. Del medesimo parere è Canon, che sul mercato riscontra difficoltà addirittura nel passaggio al primo livello di semplificazione degli ambienti di stampa: spesso i clienti chiedono di sostituire vecchie stampanti con modelli più attuali, senza effettuare analisi sui costi o sulle nuove opportunità d’integrazione.

“Per Canon, i Managed Print Services rappresentano il primo passo verso una gestione semplificata delle infrastrutture di stampa”, afferma Balladore. “Da qui si può passare al secondo e più importante livello, quello dei Managed Content Services, ovvero a una progressiva automazione di processi legacy con la digitalizzazione dei documenti attraverso la tecnologia multifunzione Canon e la piattaforma uniFlow”.

Accompagnare la trasformazione delle aziende verso modelli più flessibili e innovativi con soluzioni e servizi in grado di ottimizzare l’intero processo di vita del documento è missione condivisa anche da Hp, che oltre alle proprie competenze e tecnologie mette a disposizione un Innovation Center in cui si possono sperimentare tutte le sue soluzioni.

Ma se il change management risulta critico nei progetti Mps, ancora di più lo è in quelli Mds. “In questo caso il coinvolgimento degli utenti è fondamentale”, conclude Gelmetti.

“Per questo Ricoh usa metodologie certificate per gestire tutti quei cambiamenti organizzativi che ogni innovazione tecnologica e di processo porta con sé”. Il manager di Ricoh Italia sottolinea come, in generale, la gestione del cambiamento migliori il ritorno sugli investimenti e contribuisca a generare valore grazie all’implementazione di procedure efficaci e collaudate.