La rigidità delle vecchie infrastrutture di business communications esistenti, la complessità di gestire le voci di spesa per i servizi telco, le dinamiche della forza lavoro distribuita: per i Chief information officer le nuove tecnologie possono diventare sinonimo di ottimizzazione dei costi. Ecco come.

Si è molto parlato dei benefici della comunicazione unificata globale. La convergenza dei servizi di comunicazione fissi, mobile e da scrivania su un'unica piattaforma integrata promette di migliorare la produttività organizzativa, ottimizzare i processi aziendali e creare un'esperienza utente coerente per l'impresa.

Ma cosa significa tutto questo in termini di bilancio? Prendere le decisioni tecnologiche giuste può servire a dare più visibilità ai costi delle telecomunicazioni, aiutando, in ultima analisi, il Chief information officer a ridurre le spese?

Alcuni aspetti dell’impresa di oggi, come le telecomunicazioni, sono frammentari e poco trasparenti, e questo rende pressoché impossibile al Cfo una visione d'insieme del quadro finanziario e l'individuazione di come ridurre i costi.

I sistemi di telecomunicazione sono spesso costruiti su un patrimonio di infrastrutture costose e rigide di proprietà dell'azienda che richiedono una manutenzione continua e comportano ancor più spese per l'impresa stessa.

La forza lavoro, oggi, risulta essere sempre più distribuita. Per essere sempre connessa, necessita di uno sviluppo sempre più sofisticato delle telecomunicazioni. Questo potrebbe spingere verso forme di lavoro più flessibili e mobile, la cui gestione, però, può rivelarsi per il Cfo complessa e costosa.

Le fatture, i pagamenti e i costi di ogni singola voce si moltiplicano man mano che un numero crescente di persone comunica con più paesi, e sempre più fornitori entrano nel sistema delle comunicazioni.

Man mano che cresce il numero di fornitori, che lavorano con tariffe, valute, contratti e livelli di servizio differenti, diventa più complicato capire se è corretto l’utilizzo dei servizi esistenti. Senza una visione complessiva dei contratti e dei servizi - alcuni dei quali possono anche essere sottoutilizzati, se non del tutto scartati - diventa difficile avere una visione finanziaria chiara del parco telecomunicazioni nella sua interezza, e questo influenza la capacità di sviluppare strategie di comunicazione informate o previsioni di bilancio a lungo termine.

Questo può in qualche modo spiegare una recente stima di Gartner secondo cui le telecomunicazioni attualmente consumano tra il 10 e il 20% dei budget informatici del settore aziendale su scala globale.

Aggiornare e sostituire le infrastrutture di proprietà aziendale come i sistemi Pbx (Private branch exchange), così come gestire i costi di manutenzione ordinaria, può comportare un alto impiego di capitale, dal momento che molte multinazionali gestiscono ancora le comunicazioni su linea fissa in casa.

Con l'apertura di nuove sedi in nuovi territori – e la crescita dell'organico - le spese di manutenzione e l’aggiornamento di quelle infrastrutture crescono ulteriormente. Le spese Capex diventano quindi incommensurabili e si pongono come potenziale ostacolo dell'agilità aziendale.

In breve, i Cfo di oggi si ritrovano ad affrontare una grande e imprevedibile quantità di spese di telecomunicazione complesse e poco gestibili.

 

La soluzione al problema

Le soluzioni di comunicazione basate sul cloud potrebbero cambiare le cose. Man mano che sempre più multinazionali adottano modelli di nuova generazione, l'impresa si muoverà dai costi Capex a quelli Opex, riducendo al tempo stesso le spese indirette.

Le comunicazioni commerciali vedranno un graduale passaggio da sistemi di telecomunicazione complessi e costosi basati su modelli insostenibili, a un panorama unico di telecomunicazioni su cui il Cfo avrà una maggiore capacità di lettura e previsione delle spese.

Il cambiamento inizia adottando un unico e consolidato fornitore per tutti i servizi di telecomunicazione su scala globale e strumenti di gestione che aiutino a comprendere dove, esattamente, si possono ridurre le spese.Avere un'unica bolletta e un unico contratto globale con tariffe agevolate consentirà alle organizzazioni di esercitare un potere d'acquisto globale, razionalizzando il processo di approvvigionamento.

Di conseguenza, le organizzazioni potranno realizzare economie di scala e negoziare meglio i contratti che servono l'azienda nel suo complesso, invece che a livello regionale, grazie all'armonizzazione delle tariffe, alla trasparenza e a un solido abbattimento dei costi sui prezzi globali di tutta l'organizzazione.

Gli strumenti di gestione delle telecomunicazioni permetteranno di individuare potenziali opportunità di risparmio. Inventari dettagliati dei servizi di base aiuteranno a standardizzare servizi e costi, mentre lo scambio automatico intelligente di dati da macchina a macchina farà risparmiare risorse e permetterà di accelerare i processi aziendali, fornendo dati in tempo reale sull'utilizzo e le spese.

Acquisendo una maggiore comprensione dei costi globali delle telecomunicazioni per paesi, unità aziendali e utenti, i Cfo potranno individuare più facilmente gli eccessi di spesa e isolare servizi e dispositivi in disuso o sottoutilizzati. Si faranno passi significativi per ridurre al minimo l'utilizzo imprevisto ed evitare costi inaspettati, riducendo gli sprechi ed evitando ripetizioni e incongruenze.

I sistemi di call routing intelligente, per esempio, consentiranno di abbattere ulteriormente le spese, garantendo che le chiamate vengano instradate nel modo più efficiente possibile.

I dipendenti trarranno vantaggio dalla consapevolezza che le chiamate li raggiungeranno sempre ovunque, evitando in tal modo le chiamate perse, mentre i datori di lavoro avranno la garanzia che le chiamate arriveranno sempre al costo medio più basso.

L'adozione di soluzioni unificate basate sul cloud permetterà di ottenere sostanziali risparmi a livello Capex. Eliminando la necessità del Pbx negli uffici e passando a un modello in outsourcing, le multinazionali trasformeranno questi costi in Opex, mentre la riduzione della spesa Capex comporterà un abbattimento dei costi di sostituzione e aggiornamento e una riduzione dell'ammortamento sul bilancio aziendale.

Si potrà anche avere una riduzione dei costi indiretti. Le comunicazioni unificate consentono ai dipendenti di lavorare ovunque su qualsiasi dispositivo, rendendo il lavoro flessibile una possibilità per l'intera realtà aziendale.

Questo può avere un impatto drastico sui costi non direttamente connessi alla telecomunicazione, in quanto consente alle aziende di aumentare l'hot-desking e ridurre le dimensioni degli uffici, risparmiando sulle spese di affitto degli immobili e sui costi energetici associati e riducendo di conseguenza l'impatto ambientale delle aziende.

Gli attuali costi di telecomunicazione sono difficili da prevedere e man mano che le multinazionali si espandono in nuovi territori e la forza lavoro globale diventa sempre più diffusa, il costo delle infrastrutture di proprietà aziendale diventa incalcolabile.

Le spese Capex diventeranno un onere ingestibile per l'impresa e per l'agilità dell'azienda. In futuro, la gestione finanziaria della rete di comunicazione di una società sarà molto più semplice e misurabile.

Il Cfo vedrà i costi passare da Capex a Opex e ci sarà più prevedibilità e trasparenza nelle forniture e nei contratti. Questo permetterà al responsabile dell’area finance dell’azienda di allocare con più precisione i budget in tutti i reparti aziendali e comporterà una riduzione dei costi dell'infrastruttura globale che potrà solo avere un impatto positivo sul totale del bilancio.

Steve Showell, FD Vodafone Global Enterprise Division