Istat, uno dei principali istituti pubblici nazionali, si è affidato alla piattaforma Archiflow di Siav per la gestione di alcuni protocolli, della Pec e del workflow documentale.

Un flusso di documenti voluminoso, circa 700mila, da inviare a 2.500 interlocutori fra privati, aziende e pubbliche amministrazioni. L’Istat era alla ricerca di un modo per gestire più facilmente questa attività, sfruttando una soluzione unica e l’invio tramite posta certificata, e allo stesso tempo riuscendo a coordinare meglio il lavoro delle sue 75 unità organizzative distribuite su 21 sedi. 

Terzo ma non ultimo obiettivo: il rispetto dei vincoli di spesa. L’ispirazione è giunta dalla scelta compiuta in precedenza (nel 2015) da Banca d’Italia per gestire la propria corrispondenza e i propri procedimenti amministrativi: Archiflow, una soluzione targata Siav.

A gennaio 2016, tramite gara nazionale, Istat ha acquisito in riuso la piattaforma per la gestione documentale, del protocollo, workflow e firma digitale, stipulando con Siav un contratto per l’ottenimento delle licenze di utilizzo di Archiflow e della relativa manutenzione. 

L’azienda fondata nel 1989 a Rubàno (Padova) e specializzata in soluzioni di gestione elettronica dei documenti e dei flussi di lavoro aziendali è stata scelta in virtù del preesistente legame con Banca d’Italia e dunque di un’esperienza maturata nel settore pubblico, ma anche per le competenze nel campo della progettazione e integrazione di sistemi.

Ha poi pesato un elemento differenziante di Archiflow: la gestione della Pec integrata nel documentale e completamente automatizzata. Siav, inoltre, può realizzare moduli custom integrabili nella soluzione standard.

La società padovana ha quindi inizialmente focalizzato la propria attenzione sulla predisposizione degli organigrammi e delle rubriche, per poter poi procedere con la razionalizzazione del protocollo informatico generale.

Ha poi integrato in Archiflow la gestione automatizzata della Pec per l’invio massivo (funzione non consentita dal precedente fornitore) e messo in campo un workflow strutturato: ogni comunicazione di posta certificata viene protocollata e poi, tramite un modulo custom che in automatico protocolla i messaggi in ingresso e li smista verso gli uffici di competenza.

Sono incluse nella soluzione funzionalità verticali per la gestione della Pec, delle rubriche, della riservatezza dei documenti, delle firme, della storia del fascicolo archivistico, dell’acquisizione da remoto e altro ancora.

Tutto ciò ha permesso all’ente di statistica di ottenere maggiore trasparenza, velocità e tracciabilità di tutti i messaggi Pec in ingresso e in uscita, nonché delle altre informazioni e operazioni gestite.  In particolare, i tempi di attraversamento dei documenti in ingresso sono stati ridotti da sessanta a sole sei ore.

La collaborazione con Siav proseguirà: Istat sta valutando di attivare nuovi servizi sulla piattaforma Archiflow e di avvalersi della firma digitale e della firma remota per digitalizzare i cicli autorizzativi e velocizzare diversi processi.