Con la trasformazione digitale le applicazioni guadagnano importanza, ma i Cio sono ancora alle prese con una conoscenza limitata del patrimonio aziendale. Soprattutto in merito alle licenze e alla comprensione dei contratti stipulati con i vendor.

Mai come in questi anni, l’evoluzione delle infrastrutture tecnologiche delle aziende pende in direzione dell’immaterialità. Gli investimenti fatti per digitalizzare o rendere più efficienti le attività amministrative, produttive o commerciali già da soli basterebbero a illustrare lo spostamento del baricentro di interesse delle imprese verso la componente applicativa, ma a questo si sono aggiunti fenomeni come la virtualizzazione delle principali componenti hardware (server, desktop, reti, storage), il peso crescente del cloud computing e la diffusione di smartphone e applicazioni mobili.

Nella maggior parte delle realtà, soprattutto se complesse e articolate, l’evoluzione infrastrutturale è stata per lungo tempo marcata da una certa carenza di coordinamento, dettata spesso dalle priorità imposte dalla crescita del business. Tuttavia, in un contesto di mercato in cui il controllo sui costi collegati alle componenti It è un imperativo, il monitoraggio costante e aggiornato sull’utilizzo del software può consentire alle aziende di assicurarsi che non stiano sperperando denaro per la gestione e manutenzione di componenti poco o per nulla utilizzate.

Lo scenario sopra descritto si rispecchia nella realtà operativa delle aziende italiane? Technopolis ha provato a dare una risposta agli interrogativi collegati alla gestione del patrimonio software analizzando la situazione di un gruppo di grandi imprese, appartenenti a diversi settori, come il finance, le utilities, il fashion, i trasporti, la manifattura e i servizi. Un primo sostanziale dato di fatto emerso dalle interviste è che le aziende stanno effettivamente vivendo, per diversi motivi, una fase di significativa trasformazione. Non è infrequente la testimonianza di realtà che, in anni recenti o con processi tuttora in corso, hanno portato avanti un rifacimento anche integrale di alcune linee portanti del proprio sistema informativo.

In termini di priorità collegate all’evoluzione del patrimonio software, ci sono alcune esigenze abbastanza comuni e trasversali che prevalgono per la quasi totalità del panel esaminato. Il time-to-market è uno degli elementi che più sta mettendo pressione ai Cio e ai responsabili It, sia in relazione alle richieste che arrivano dalle funzioni di business interne sia per quanto riguarda i rapporti con la clientela, specialmente laddove l’interlocutore finale risulti essere il consumatore.

Comune alla stragrande maggioranza del panel di soggetti coinvolti è la convinzione di avere un buon livello di conoscenza sul software presente in azienda e su come esso venga utilizzato. Tuttavia, cambia la percezione nel momento in cui si parla di visibilità completa e puntuale sul parco installato, per capire quali componenti siano realmente sfruttate dagli utenti, se tutte le versioni siano correttamente aggiornate e se i processi di acquisizione delle licenze abbiano seguito il giusto percorso.

La carenza di una corretta percezione e di un’adeguata gestione degli aggiornamenti software non sempre dipende da una scarsa inclinazione della funzione It alla gestione. Esistono anche vincoli di compatibilità con software particolari o questioni legate alla sicurezza, soprattutto quella delle applicazioni più radicate nel tempo.

Esiste la strisciante percezione che un miglior livello di conoscenza sul reale utilizzo del software in azienda possa anche essere fonte di risparmio sul costo totale di possesso o semplicemente di fonte recupero di efficienza, ma non si tratta di un bisogno effettivamente razionalizzato. La possibilità di definire contratti di licenza più flessibili rappresenta uno dei desideri più comuni per i responsabili It, ma i limiti legati agli interessi dei produttori e a quanto si ricava dalla manutenzione appaiono, al momento, difficili da superare.

Il convitato di pietra nelle riflessioni sulla qualità e la profondità della gestione del software è rappresentato dai produttori, in particolare quelli che dominano il mercato enterprise. In linea di massima, diverse realtà ritengono di acquisire un adeguato livello di conoscenza di quanto contenuto in un contratto di acquisto nella fase di negoziazione e firma, perché spesso questa componente del processo è condivisa con gli uffici legali o con la struttura finanziaria.

Quasi si trattasse di un’altra faccia della stessa medaglia, i medesimi grandi vendor del software che propongono contratti complessi e destinati a essere modificati in corso d’opera si attivano anche periodicamente con attività di audit di conformità sul corretto utilizzo delle licenze e dei programmi.

La situazione più comunemente riscontrata è quella di aziende che hanno una situazione in buona misura allineata a quanto previsto a monte dell’audit, ma con la rilevazione di qualche scoperto da sanare. I motivi di queste discrepanze sono normalmente da ascrivere alla complessità dell’organizzazione, con dipartimenti o sedi periferiche non sempre facili da controllare, ma anche alla presenza di software non aggiornato e utilizzato da specifici uffici o persone.

 

Evoluzioni di mercato e possibili soluzioni

A fronte dello scenario fin qui descritto, quali sono gli strumenti o le pratiche che le aziende hanno messo (o prevedono di mettere) in campo per minimizzare i rischi collegati alla gestione delle licenze software?

Un primo passaggio, abbastanza comune all’interno del panel analizzato, riguarda la capacità di programmare in anticipo il rinnovo dei contratti, anche di concerto con altri dipartimenti aziendali (soprattutto gli uffici legali e la direzione finanziaria).

Una certa quota di aziende ha indicato la migrazione in cloud di alcuni processi come possibile rimedio alla complessità nella gestione delle licenze. In alcuni casi sono stati portati all’esterno anche processi “core business”, nella convinzione che, oltre al guadagno in termini di flessibilità e controllo sui costi, ci sia anche il vantaggio di una maggior delega al provider sul reale utilizzo del software.

Questa evoluzione, unita a prassi organizzative in mutazione all’interno delle imprese, potrebbe però accrescere il rischio di diffusione del cosiddetto “shadow It”, ovvero della tecnologia (hardware, software e servizi) adottata dai dipendenti senza aver ricevuto indicazioni o permessi dall’It della propria azienda.