Una rivoluzione nella supply chain dal connubio fra procurement e AI

Intelligenza artificiale è un nucleo che racchiude tecnologie come il machine learning, la generative AI e l'innovativa Agentic AI, simbolo di un'era tecnologica in continua accelerazione: basti pensare che sei mesi di evoluzione dell'AI equivalgono a tre anni di progresso nel mondo IT tradizionale

Oggi, questo è il vero motore che spinge le aziende verso il successo, a partire dai processi di procurement. Grazie alla sua capacità di analizzare enormi volumi di dati in tempo reale, le imprese possono ottimizzare l'intero ciclo di approvvigionamento, ridurre i costi e accelerare i risultati del business. Integrando soluzioni innovative di AI, non solo aumentano efficienza e trasparenza, ma anticipano anche le tendenze del mercato, rafforzando la competitività in un mondo in continua evoluzione.

Ovviamente, è difficile ragionare su numeri che vadano bene per tutti, ma attraverso assessment realizzati con i clienti abbiamo potuto misurare i benefici ottenuti dall’attivazione delle componenti di IA. Fra questi, si segnala un aumento del 95% nei dati di spesa classificati automaticamente, risparmi del 60% nel tempo per preparare, valutare e aggiudicare gli eventi Rfx e del 25% per preparare, negoziare, annotare ed eseguire i contratti aggiudicati, una riduzione del 75% nei tempi di onboarding e valutazione dei fornitori e, per finire, tempi di approvazione e riconciliazione 5 volte più rapidi per transazione di acquisto.

Inoltre, per la maggior parte di loro, l'AI promette una trasformazione radicale verso un paradigma più rapido, efficiente e sostenibile. Casi d'uso concreti, come l'analisi predittiva per la gestione degli approvvigionamenti e l'automazione dei contratti tramite smart contract, mostrano come questi strumenti possano avere un impatto rivoluzionario, diretto e misurabile, sul processo di procurement.

Alla domanda sulle aree e le modalità in cui l’AI è stata introdotta all’interno delle aziende nelle varie fasi del procurement, spicca come l'AI stia crescendo rapidamente nel campo dell'analytics, con particolare focus su negoziazioni e gare, ma sorprende la sua scarsa adozione nei processi transazionali, come richieste di acquisto, ordini e fatture. Secondo Gartner, questi processi vedranno una forte automazione nei prossimi 12-18 mesi. L'AI può velocizzare approvazioni e guidare l'utente nella selezione e compilazione delle richieste, con numerosi esempi concreti di processi già più efficienti e snelli.

Le sfide del mercato e il volano delle tecnologie innovative

Se lo scenario è promettente, le aziende continuano ad affrontare diverse sfide, a cominciare dall’inflazione, i dazi e gli incrementi dei costi in una situazione geopolitica sempre più incerta: non solo in termini di conflitti, ma anche di relazioni tra i vari stati che, come appare chiarissimo in questi giorni, essi hanno un peso specifico altissimo anche in termini di rischi per l’impatto sui costi delle materie e dei prodotti e la loro disponibilità. Inoltre, l’Italia, in particolare, è un Paese ad alto tasso di burocrazia, con ricadute sui requisiti di conformità normativa, che impongono alle aziende di occuparsene anche per conto dei propri clienti. La pressione dei consumatori nei confronti degli obiettivi ambientali, poi, è un tema che negli ultimi mesi ha perso visibilità, ma che di fatto rimane prioritario. Infine, la discrepanza tra le competenze richieste dalle aziende e quelle disponibili genera la difficoltà di trovare professionisti con le skill adeguate a supportare le organizzazioni.

Ma se le affrontiamo con la potenza di soluzioni source-to-pay che applicano tecnologie quali l’AI, la Generative e Agentic AI ai processi di procurement, allora la partita si gioca su un altro livello. Qualche esempio? L’applicazione dell’AI alla gestione dei contratti consente l’analisi di grandi volumi di documenti per individuare clausole rischiose e ridurre gli errori. Accelera la revisione, assicura la conformità normativa e semplifica la creazione di bozze e template personalizzati, rendendo il processo più fluido, strategico e digitale. Oppure, se applicata alla gestione dei fornitori, l'AI può analizzare i dati in tempo reale, valutare le performance dei partner e magari anticipare potenziali problemi come ritardi o rischi finanziari, individuando anche fornitori alternativi più competitivi. Inoltre, chatbot e assistenti virtuali migliorano la comunicazione, gestendo rapidamente le richieste quotidiane. Per arrivare all’Agentic AI, che è in grado di supportare attivamente l’utente, ad esempio, nella creazione di gare e nel migliorare la collaborazione e connessione tra i vari attori e sistemi informativi coinvolti.

Parliamo di soluzioni Source-to-Pay sicure, complete e certificate che consentono agli utenti di interagire con linguaggio naturale per ottenere informazioni sia descrittive che predittive, ricevere insight strutturati, suggerimenti operativi e strategici, in modo proattivo e personalizzato. Inoltre, sulla base dei KPI definiti, è possibile effettuare un'analisi di impatto per determinare il contributo di ciascun indicatore alla performance complessiva del business. L’integrazione dei dati storici e in tempo reale consente di validare la coerenza dei risultati attesi rispetto agli obiettivi pianificati, identificando eventuali.

Automatizzando attività ripetitive a basso valore, libera le risorse per attività più strategiche e di pianificazione, migliorando la previsione della domanda e ottimizzando la gestione dei fornitori, consentendo decisioni più rapide, informate e sostenibili.

Abbracciare queste tecnologie non è più un’opzione, ma una scelta necessaria per costruire una funzione acquisti proattiva, agile e allineata agli obiettivi di business.